El laberinto de la factura electrónica

La coincidencia en el tiempo de las leyes Antifraude y Crea y Crece ha provocado confusión sobre el proceso de implantación de la factura electrónica entre pymes y pequeñas empresas. Se trata de dos normativas de facturación que, pese a regular el mismo ámbito, persiguen objetivos bien diferentes: la primera se centra en combatir el fraude fiscal fijando los requisitos para que el software de facturación trabaje de una determinada forma a partir de 2026, mientras que la segunda establece la implantación de la factura electrónica en las relaciones comerciales entre empresas (B2B), que empezará a ser obligatoria en determinados casos un año después de la publicación de su reglamento.

Manuel Casino | Noviembre 2025

Miles de empresas, fundamentalmente pymes y autónomos, se enfrentan entre un mar de dudas a la facturación electrónica con la que el Gobierno persigue, a partir del próximo año, combatir el fraude tributario y la economía sumergida, además de simplificar procesos, reducir la morosidad y la burocracia y garantizar una mayor transparencia y seguridad en las operaciones, entre otros objetivos.

Para José Manuel Olaiz, director de CDS Soft, empresa cántabra que desarrolla software adaptado a esos usos, la principal confusión surge en torno a cuáles son las nuevas obligaciones que deben cumplir la mayoría de las empresas y profesionales derivadas de dos normativas diferentes, pero que a menudo se confunden, aunque persigan fines diferentes: la Ley Antifraude y la popularmente conocida como Ley Crea y Crece.

Según detalla, la obligación más urgente, que entrará en vigor el 1 de enero de 2026 para los contribuyentes sujetos al impuesto de sociedades y seis meses después para los autónomos y el resto de empresas, es la de utilizar un sistema informático de facturación adaptado a los requisitos contenidos en el Reglamento de la Ley Antifraude para garantizar la integridad, conservación, accesibilidad, legibilidad, trazabilidad e inalterabilidad de las facturas. “Pero no se implanta la factura electrónica. Se implanta el cumplimiento de esta normativa dirigida a evitar el fraude fiscal y a la que, de hecho, los fabricantes y comercializadores de estos programas de software como nosotros ya estamos también obligados desde el pasado 29 de julio”, se apresta a aclarar. Olaiz detalla que esta nueva obligación que, en la práctica, descansa más sobre las propias empresas desarrolladoras del software que sobre los usuarios finales, se limita a la relación de los contribuyentes con la Agencia Estatal de Administración Tributaria (AEAT).

“Es una comunicación que se debe enviar a Hacienda con los datos claves de las facturas emitidas, cada una de las cuales incorporará un código QR impreso con el fin de generar un registro de facturación que sea inalterable”, abunda. De este modo, se crea un encadenamiento de facturas que en ningún caso se puede romper. “Si alguna factura contiene algún error, lo que sucede ocasionalmente, será necesario emitir una factura rectificativa, pero no se podrá eliminar”, avisa. Además, especifica que, para el envío de cada registro de facturación a la Administración Tributaria, el contribuyente puede optar entre hacerlo de forma automática y en tiempo real desde el propio software mediante VeriFactu, el sistema de verificación de facturas impulsado por la propia AEAT; o sin enviar las facturas, en cuyo caso deberá firmar digitalmente cada registro y mantenerlo a disposición de la AEAT en cualquier momento. “A esta opción le vemos inconvenientes y más requerimientos de gestión. Por eso, nosotros solo ofrecemos la primera, que es la más cómoda y la recomendada por la Administración”, subraya.

El incumplimiento de este deber, del que están exentas las empresas sujetas al Suministro Inmediato de Información (SII) de gestión del IVA, además de las del País Vasco y Navarra, que disponen de sus propias normativas forales, puede acarrear multas de hasta 50.000 euros por ejercicio, que se elevan hasta los 150.000 euros en el caso de los fabricantes y comercializadores de software.

Precios del software

El director de esta empresa cántabra de servicios de tecnologías de la información, que cuenta con alrededor de doscientes clientes, la mayoría de ellos en la región, destaca que la inversión necesaria para actualizar los programas o adaptarse a esta normativa varía mucho en función del tamaño de la empresa y de las funcionalidades que incorpore el software. “Los precios son muy elásticos. No es lo mismo un programa básico que otro que precise gestión en la nube u otras capacidades, pero podría hablarse de una horquilla entre los 500 y 1.000 euros”, admite el responsable comercial de CDS Soft, Alberto Puente, al que añade el de mantenimiento, soporte técnico y evolución tecnológica del software, que sitúa en torno a los 50 euros mensuales.

«A partir de ahora, todas las facturas no solo van a tener que ser correlativas y encadenadas, sino que, además, la fecha de emisión de la factura deberá ser la del día que se emita». José Manuel Olaiz, CDS Soft.

“Sin duda va a haber un antes y un después de la Ley Antifraude”, vaticina por su parte Olaiz, quien, no obstante, admite que esta nueva normativa viene a cerrar el círculo del Reglamento de Facturación, vigente desde 2012, que ya regulaba la mayoría de estas obligaciones en esta materia, pero que en todo este tiempo ha tenido, admite, una aplicación “bastante laxa”: “A partir de ahora, todas las facturas no solo van a tener que ser correlativas y encadenadas, sino que, además, la fecha de emisión de la factura deberá ser la del día que se emita, y no otro”, puntualiza. Y aunque aún resten tres meses para su entrada en vigor, el responsable de CDS Soft recomienda a las empresas que adapten cuanto antes sus sistemas de facturación. “El programa se encarga de todo, pero esta obligación va a traer consigo cambios internos y en los hábitos de facturación a los que habrá que adaptarse. Y cuanto antes se haga, mejor”, advierte.

Ley Crea y Crece

Aclarada la más inminente obligación, que Olaiz insiste que no llamaría factura electrónica, sino un ‘reporter’ fiscal de las facturas generadas, este informático de profesión se remite a la otra iniciativa legislativa –la Ley Crea y Crece– que, pese a coincidir en el tiempo y regular el mismo ámbito, contiene diferencias notables, tanto en su objetivo como en su aplicación. Así, puntualiza que la norma, que en este caso emana del Ministerio de Economía, Comercio y Empresa, y no del de Hacienda como es la Ley Antifraude, regula y establece las bases de la factura electrónica obligatoria para todas empresas y autónomos en sus relaciones comerciales B2B (entre empresas) –ya es preceptiva desde 2015 para quienes operan con la Administración Pública–, si bien aún no tiene una fecha concreta de entrada en vigor, toda vez que el desarrollo reglamentario de esta ley aún está pendiente de publicación.

Lo que sí se sabe ya son los plazos que empezarán a contar en el momento que se apruebe ese reglamento, que serán de un año para los empresarios y profesionales con volumen de operaciones superior a ocho millones de euros anuales, y de veinticuatro meses para los que no lleguen a esa cantidad. A partir de esa fecha, el responsable de esta empresa cántabra también destaca que será igualmente obligatorio la conservación de las facturas de manera digital durante un período mínimo de cuatro años, accesibles para su inspección si así se requiriese.

«La puesta en marcha de un nuevo sistema siempre acarrea algún tipo de problema, tanto en la relación con la Agencia Tributaria como a nivel interno, donde seguramente la implantación de la factura electrónica tendrá su impacto». José Manuel Olaiz, CDS Soft.

Se trata, según resume, de una transformación más profunda y de mayor alcance que la derivada de la Ley Antifraude con la que se pretende controlar la morosidad y ofrecer mayor transparencia en los plazos de pago y que, aunque reconoce que, en un principio, puede generar dudas entre los afectados, principalmente micropymes y autónomos, a la larga aportará importantes beneficios en los procesos y la gestión de las empresas. “La puesta en marcha de un nuevo sistema siempre acarrea algún tipo de problema, tanto en la relación con la Agencia Tributaria como a nivel interno, donde seguramente la implantación de la factura electrónica tendrá su impacto. Pero como va a ser común a todos, espero que se entienda enseguida”, concluye.

Registro del horario digital

El Consejo de Ministros aprobó el pasado 30 de septiembre la tramitación urgente del proyecto de Real Decreto de registro de jornada, el nuevo reglamento que endurecerá los actuales requisitos de control horario para combatir los abusos en el tiempo de trabajo, según informó el Ministerio de Trabajo.

Este procedimiento urgente “implicará una reducción a la mitad de los plazos previstos y no será preciso el trámite de consulta pública”, subrayan desde Trabajo. Ahora, el Ministerio de Yolanda Díaz tiene que definir el texto final del reglamento, llevarlo a audiencia pública, al Consejo de Estado y la Agencia de Protección de Datos, y luego al Consejo de Ministros, que podrá aprobarlo y que se publique en el Boletín Oficial del Estado (BOE) para su entrada en vigor.

Olaiz explica que la filosofía de este cambio “está más o menos bien definida”. Lo que pretende es que los fichajes sean digitales y los realice el propio trabajador, que incorpore algún mecanismo que garantice la inalterabilidad y que, además, se comuniquen y estén también en tiempo real a disposición de la Inspección de Trabajo, analiza. “Se trata de garantizar el registro de la jornada de los trabajadores, distinguiendo entre ordinarias y extraordinarias, y que no sea manipulable”, enfatiza.